Facilities Assistant Manager (m/w/d) - #2772679

Als Facilities Assistant unterstützt du das Facility Management Team bei operativen Aufgaben rund um Gebäudebetrieb und Administration. Du arbeitest eng mit externen Dienstleistern zusammen und gewährleistest einen reibungslosen Büroalltag. Die Stelle erfordert Präsenz im Herzen von Stuttgart-Mitte, Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr.

Hauptverantwortlichkeiten:

Facility Management:

• Du koordinierst Housekeeping-Aktivitäten, beschaffst Verbrauchsmaterialien und erteilst proaktiv Aufträge an Haustechnik und Dienstleister. Dabei übernimmst du das kontinuierliche Nachfassen aller Aufträge per Telefon und E-Mail.
• Du verwaltest das Schlüsselsystem, administrierst Mitarbeiter-Locker und erstellst Statistiken.
• Reception & Postbearbeitung:
• Im Rotationsmodell betreust du die Rezeption als freundliche und professionelle Ansprechperson für Kunden, Gäste und Mitarbeitende.
• Du übernimmstKonferenzbuchungen, den Besucherempfang und führst die Korrespondenz per Telefon und E-Mail auf Deutsch und Englisch.
• Die Postbearbeitung umfasst Annahme,Sortierung, Verteilung und Versandkoordination.
  
  

Procurement & Administration:

• Du steuerst das Rechnungswesen für zugeordnete Standorte als zentrale Schnittstelle: systematische Rechnungskontrolle, aktive und beharrliche Klärung fehlerhafter Rechnungen sowie Bearbeitung von Non Standard Payment Requests.
  
  

Event-Management:

• Du bearbeitest Event-Anfragen, unterstützt bei der Planung (Material, Technik, Verfügbarkeiten), stellst Formulare bereit und koordinierst Dienstleister inkl. Housekeeping.
  
  

Safety & Security:

• Du verwaltest Aushänge, organisierst Schulungen (Ersthelfer, Evakuierungs-/Brandschutzhelfer), überwachst die Arbeitssicherheit gemäß Vorschriften und hältst den Arbeitsschutzordner aktuell.
  
  

Projektmitarbeit:

• Du wirkst an fachspezifischen Projekten mit, beispielsweise an der Optimierung des Postprozesses in Zusammenarbeit mit dem Business, und unterstützt die Facilities Managerin bei der Umsetzung weiterer projektbezogener Aufgaben.
  
  

Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Erfahrung im Facility Management, Office Management oder der Hotellerie. Du bist „auf Zack", arbeitest strukturiert und eigenverantwortlich, besitzt
• ausgeprägte Kommunikationsstärke am Telefon und Durchsetzungsvermögen bei der Dienstleistersteuerung.
• Gute MS Office Kenntnisse,
• Deutschkenntnisse und solide Englischkenntnisse.
• Erfahrung mit FM-Systemen (Corrigo, E1, Oracle etc.) von Vorteil oder Bereitschaft zur Einarbeitung
  
  

Das bieten wir:

Eine verantwortungsvolle Position mit echtem Gestaltungsspielraum, in der du Standards setzt und Prozesse aktiv verbesserst.

JLL mitgestalten

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung unter Angabe Deines frühestmöglichen Starttermins sowie Deiner Gehaltsvorstellung.

Wir bitten um Verständnis, dass Papierbewerbungen leider nicht berücksichtigt werden können und aus Datenschutzgründen vernichtet werden.

Du möchtest genau wissen, wie es ist, bei JLL zu arbeiten? Dann schau jetzt auf unserer Karriereseite vorbei!